Stocks y su rotación

La inmensa mayoría de los ingresos de la farmacia se obtiene a través del despacho y la venta de productos. Productos que requieren estar presentes en forma de existencias (stocks en inglés).

Hoy hablaremos de la gestión de stocks, un factor clave para mejorar la rentabilidad de la farmacia.

STOCKS Y SU ROTACIÓN

Cuando compramos en grandes cantidades, solemos beneficiarnos de una reducción del precio unitario. Sin embargo, almacenar grandes cantidades de productos tiene efectos negativos como la existencia de productos que se quedan inmovilizados. Esto disparará los costes de almacenaje que provocan que:

1.- Se encuentren paralizados artículos de escasa demanda: su conversión  en dinero líquido se hace difícil.

2.- Se disminuye el rendimiento económico: la falta de liquidez dificulta afrontar  los pagos a corto plazo. Y aparte de las razones ya expuestas, se corre el  riesgo de que los productos almacenados se desvaloricen por la  aparición de otros similares, pero con características mejoradas, o  simplemente caduquen.

Además, al coste de este almacenamiento se debe sumar el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros, materializados en existencias, y los costes derivados del mantenimiento y conservación de los productos. 

Por otro lado, comprar cantidades pequeñas puede conducirnos al agotamiento de existencias (rotura de stock). Se generan así demandas perdidas (lucro cesante) y, si la tasa de faltas es alta, deterioro de la imagen de la farmacia ante el consumidor.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en la farmacia. De otra forma, decidir qué, cuánto y cuándo almacenar y reponer un producto con la pretensión de dar el máximo servicio al cliente al mínimo coste operativo.

Para ello se van a manejar 2 conceptos:

1.- Lote económico de compra: Indica la cantidad a reponer para minimizar el coste, o sea la cantidad que hay que pedir al proveedor.

2.- Punto de pedido: Marca el lanzamiento de un pedido de reposición de un producto que se quiere almacenar. De otra forma, es el nivel de stocks (cantidad de existencias) para la que hay que lanzar el pedido.

Detrás del punto de pedido se encuentra el consumo durante el tiempo de entrega del proveedor y el stock de seguridad previsto para atender las puntas de consumo y las demandas en caso de retraso en la llegada del pedido.

Jugando con estos conceptos se han desarrollado estrategias de gestión basadas en patrones de comportamiento de los productos. Todas ellas desembocan en la rotación, concepto en el que se resume la gestión de las existencias.

Entendemos rotación como el número de veces que se renuevan las existencias almacenadas durante un determinado período de tiempo y como la regularidad con la que somos capaces de que nuestro stock se venda.

Para su cálculo es necesario dividir las ventas totales del periodo analizado, entre el stock medio de ese mismo periodo.

¿CUÁL SERÍA UNA ROTACIÓN ÓPTIMA QUE GARANTICE UNA BUENA RENTABILIDAD?

El valor que debe arrojar ese parámetro debe estar entre 7 y 10. Valores por debajo darían lugar a un stock alto con poca rentabilidad, ya que será pagado por la farmacia antes de vender el producto, y dicha inversión monetaria se encontraría en el almacén de la farmacia. Por el contrario con un valor por encima, estaríamos ante unos niveles de existencias bajos con pérdida de rentabilidad, debido a las faltas que se producen, con la consiguiente pérdida de ventas y la mala imagen ante el cliente.

Para garantizar la gestión óptima de la rotación es fundamental  clasificar los productos en función de sus ventas. Una manera lógica y razonable es agruparlos mediante un sistema ABCD:

Artículos A (los que más se venden). Se venden al menos una unidad a la semana.

Artículos B (con rotación media-alta). Se venden al menos una unidad cada mes. Junto con los artículos A, suponen el 65% de las ventas y el 15% de los productos.

Artículos C (de rotación baja). Se venden entre 1 y 12 unidades/año. Suponen el 30% de las ventas y el 75% del número de referencias

Artículos D (con rotación muy baja o nula). Se venden menos de una unidad al año. No se deberían tener en stock, y sólo se pedirán bajo demanda del cliente.

Esta clasificación ABCD (que leí en una entrada escrita por Luis de la Fuente), me parece más útil que la habitual clasificación de las existencias en 3 grupos: A, B, y C. (Empleada por mltitud de autores: Masson y Wellhoff; Fady, Seret y Dayan;..., y que aparece en los programas de gestión de la farmacia).

Una vez identificados los productos A y B, deberemos tenerlos expuestos (salvo si son medicamentos de prescripción), pues ello facilita la compra por impulso, y ayuda al equipo a recomendarlos.

Además es importante que el equipo conozca los beneficios que aportan y las ventajas competitivas que poseen (el cómo se argumentará su venta), para realizar una recomendación activa “en el mostrador”.

También se deberá negociar con el proveedor. -Deseamos que más que como proveedor se comporte como aliado (partner) y nos facilite el vender sus productos (sell-out)-. Para además de incrementar el margen (mejorar otras condiciones de compra), conseguir incrementar la rotación a través de actividades que estimulen la venta: merchandising, campañas atractivas, formación al equipo que facilite la recomendación activa…

Respecto a los artículos C (que ocupan mucho de nuestros estantes y cajoneras), deberemos tomar decisiones acerca de su continuidad y sobre si son productos recomendados (por aportarnos posicionamiento). Habremos de decidir respecto a qué productos mantener y cuáles dar de baja, porque más que aportar beneficio suponen un capital inmovilizado y ocupan espacio en el almacén, que podría utilizarse para productos con mayor rotación.

Las opciones que tiene la farmacia para retirar estos productos pueden ser en conjunto con el laboratorio o con acciones desde la farmacia.

En el primer caso podemos realizar una devolución a proveedores o negociar cambio de productos C y D por otras referencias A o B que garanticen la rotación. En el caso de optar por la devolución es fundamental que la farmacia incluya en su análisis la posible merma económica que le suponga la devolución, porque aunque sabemos que el producto no renta, debemos cuidar que no suponga una pérdida.
No obstante, otra opción es desarrollar acciones específicas en la farmacia para intentar vender el stock, ya sea con campañas promocionales, acciones de fidelización, o ventas cruzadas (en todas estas acciones el farmacéutico buscará primar al cliente y lograr su satisfacción). Si lo consigue, logrará no sólo recuperar lo invertido sino también obtener un beneficio.